행복한 회의를 만드는 방법 😊
일할 때 제가 제일 싫어하는 시간은, 회의시간입니다. 말을 하는 것도 힘들고 듣는 것도 힘들어요. 제 MBTI가 I라서 그런 걸까요. 회의하자고 했을 때 웃는 사람을 한 번도 못 본 걸 보면 개인 성향의 문제는 아닌 것 같아요. 저는 이것이 일터에서 회의를 하는 방법의 문제라고 생각합니다.
혼자서 일하는 게 아닌 이상, 서로가 갖고 있는 정보를 공유하면서 맡은 일을 잘 수행하기 위해서는 회의가 꼭 필요합니다. 다른 방법이 있다면 회의를 하지 않아도 되겠죠. 문서로 전달을 하거나, 채팅을 이용하는 방법도 있어요. 깔끔하고 명확한 문자 소통이 편할 때도 있어요. 하지만 말로 생각을 전달하는 것 보다, 글로 생각을 정리해내는 것이 더 어렵고 수고로운 과정이라는 거, 다들 알고 계시죠? 그래서 대다수의 상급자들이 ‘회의 좀 하지’라는 말로 자신의 생각을 전달하려고 합니다.
회의를 할 때 마다 상급자들은 말합니다. “무슨 말 좀 해보라”고요. 구독자님들은 그런 회의 자리에서 불편한 표정을 숨기면서 무슨 말을 해야 할지 머리를 굴리는 분들인가요? 아니면 팀원들이 아무말도 하지 않아서 화딱지가 나는 상급자이신가요?
어쨌든 회의에 참여하는 사람은 둘 중 하나입니다. 회의를 주재하는 사람, 회의에 참여하는 사람. 자, 이 상황에서 답답한 건 누굴까요. 회의를 소집한 사람이겠죠. 회의가 필요한 분이었으니까요. 다그친다고 해서 사람들이 말을 할까요. 쉽지는 않을 겁니다. 왜 회의가 이렇게 늘 답답할까, 왜 나만 말할까 고민이 되시는 분들께 왜 사람들이 말을 안 하는지 간단하게나마 알려드리려고요.
회의가 필요한 사람이 알아야 할 것! ✅
회의를 하기 전에, 그 논의할 내용이 미리 공유되어서 사람들이 생각할 시간이 충분했나요? 아니었다면, 한 두시간의 회의 속에서 갑자기 번뜩이는 생각이 나오기는 어렵습니다. 생전 처음 듣는 말을 들을 때 사람들은 당황하죠. 뇌에서 새로운 정보를 처리할 시간이 필요해요. 회의에도 준비운동이 필요하답니다.
회의를 하면서, 이 회의의 목적을 미리 고지했나요? 지시를 하고 싶은 건지, 아이디어를 모으고 싶은 건지, 아니면 그냥 알고 있는 정보를 공유하고 싶은 건지 등이요. 회의의 목적에 따라 해야 할 말은 다르거든요. 영문도 모르고 일장연설만 열심히 듣고 있었는데 갑자기 무슨 말이라도 해보라는 요청에 “아이쿠 개똥같은 말씀 잘 들었습니다” 이럴 순 없으니까요.
나 조차도 나 자신이 원하는 것이 무엇인지 모르는데, 타인이 내가 원하는 것을 알아줄 순 없습니다. 회의도 마찬가지예요. 회의가 필요한 사람이 스스로 이 회의에서 얻고자 하는 것을 명확히 해야만 좋은 회의가 가능합니다. 좋은 회의를 하면 자연스럽게 일도 좋아집니다.
회의에 참여하는 사람이 챙겨야 할 것! 💨
회의에 동원되는 사람은 어떻게 해야 할까요. 회의 소집자가 내용도 공유하지 않고, 목적도 고지하지 않는다면요. 간단합니다. 회의에 들어가기 전에 ‘이 회의의 목적을 알려달라’고 말씀하시면 돼요. 회의의 목적은 크게 보고와 논의로 나눌 수 있습니다.
서로 갖고 있는 정보를 공유하기 위한 ‘보고’용 회의가 있는가 하면, 그 정보를 토대로 어떤 사항을 결정하기 위한 ‘논의’용 회의가 있을거예요. 이 구분을 명확히 하고 회의에 참여하는 것이 좋습니다. 보고용 회의인데 그 자리에서 논의를 하면 안되는 것이고, 논의용 회의인데 보고만 듣고 나가면 안되니까요.
아이디어를 모으기 위한 회의라면 회의 소집자가 각각의 아이디어를 비슷한 영역별로 그룹화하는 작업을 해주셔야 해요. 만약 회의 소집자가 그 작업을 하고 있지 않다면, 답답한 사람이라도 그룹화 작업을 시작해야 합니다. 그렇게 각각의 아이디어를 몇 가지 그룹으로 수렴시켜야만 회의를 빨리 끝낼 수 있답니다.
조금이나마 더 행복하게 일하기 위한 방법을 간단하게 말씀드려봤어요. 좀 더 도움이 될 만한 아티클을 몇 개 소개해드립니다. 여러분들이 어울더울 일할 때 도움이 되는 글이기를 바랍니다.
① 회의를 할 때도 기획이 필요하다 [링크]
② 회의 위한 회의 없애자고 했는데 … “정기회의 부활하죠” [링크]
③ 나는 회의가 싫어요... 부장님 보고 계십니까? [링크] | 
